Bewerbung – Referent/in

Es ging um eine Stellenausschreibung meiner Heimatstadt, in der ein/e Referent/in gesucht wurde, der/die für den Oberbürgermeister die Kommunikation übernahm. Reden schreiben, Pressemitteilungen verfassen, Broschüren erstellen. Mein Anschreiben lautete wie folgt:

Sehr geehrte Frau XYZ,

Das Schwierigste an Bewerbungen, aber auch bei Reden oder Vorträgen ist immer, einen passenden Einstieg zu finden. Knackig und prägnant, eventuell auch pointiert sollte er sein, weswegen ich ohne weitere Umschweife zum Punkt komme: Hiermit bewerbe ich mich für die Stelle der Referentin für den Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters und des Stadtrates im Referat Grundsatzfragen.

Schnittstellenarbeit ist seit je her ein zentrales Thema in meinem Werdegang als Projektmanagerin und -assistentin, vor allem abteilungs- und auch standortübergreifend. Dabei stand und steht immer die Kommunikation als wichtigstes Werkzeug im Mittelpunkt. Als Call-Center-Mitarbeiterin
und später Teamleiterin war der Umgang mit Menschen auch in schwierigen oder stressigen Situationen äußerst wichtig und mir gelang es stets, auf alle Beteiligten individuell einzugehen und Eskalationen zu vermeiden. Besonders im Projektmanagement ist das Zusammenbringen verschiedenster Interessengruppen mit knappen zeitlichen Ressourcen eine große Herausforderung.

Schon während meiner Werkstudentenzeit bei Musterfirma habe ich White Papers und Spezifikationen für aktuelle und zukünftige Projekte erstellt. Später wurden daraus Handbücher, Dienstanweisungen oder Datenschutzregelungen. Diese Aufgabe begleitet mich mein gesamtes Berufsleben und ich hoffe, diese Erfahrungen ebenso als Referentin gewinnbringend einsetzen zu können.
Außerdem betreibe ich privat zwei Blogs, eines auf deutsch, das andere auf englisch, mit denen ich permanent meine sprachlichen Fähigkeiten immer weiter verfeinere und zudem neue sprachliche Mittel ausprobiere. Ich bin zuversichtlich, damit gut für die ausgeschriebene Position gerüstet zu sein.

Gerade in meiner letzten Anstellung bei der Radio ABC, welche mir leider betriebsbedingt gekündigt wurde, durfte ich als Assistentin der IT-Leitung häufig Prozesse im IT-Bereich vorbereiten und deren spätere Steuerung mit unterstützen bzw. selbstständig überwachen.
Ebenso habe ich da bereits den IT-Leiter bei Terminen und Konferenzen begleitet oder vertreten. Mögen die zukünftigen Themen im Referat Grundsatzfragen nicht viel gemein haben mit denen im IT-Sektor, so sind doch die grundsätzlichen Anforderungen zur Aufgabenerfüllung beinahe deckungsgleich. Durch die vielen verschiedenen Stationen in den unterschiedlichsten Branchen in meinem Lebenslauf musste ich mich immer wieder in neue Sachverhalte und Wissensgebiete einarbeiten, was mir jedes Mal innerhalb kürzester Zeit gelang.

Ich bin vielseitig interessiert, verfolge die Entwicklungen in Stadt X aufmerksam und möchte meinen Teil dazu beitragen, das Leben in dieser aufregenden Stadt noch attraktiver zu machen.
Ein Ziel, welches Oberbürgermeister Max Mustermann ebenfalls sehr am Herzen liegt. Ich hoffe, Ihr Interesse geweckt zu haben und freue mich, weitere Fragen in einem persönlichen Gespräch zu beantworten.

Beste Grüße

Xayriel

 

Wer schreibt, der bleibt

Uralte Weisheit, bewahrheitet sich immer wieder 😉

Aktuell geht es dabei um ein Thema bei mir in der Firma, bei dem der Vorstand massiv drängelt, weil die involvierten Kunden so langsam ungeduldig und auch ein wenig ungehalten werden.

Letzten Donnerstag habe ich dazu bereits eine Vorlage erstellt, wo zwei Entscheidungsoptionen mit ihren Vor- und Nachteilen und vor allem Kosten gegenüber gestellt werden. Zumindest war das der Plan, nur scheiterte es an den Kosten. Es gibt nämlich eine spezielle Abteilung bei uns, die sich nur darum kümmert, bei verschiedensten Anbietern Angebote und Kostenvoranschläge einzuholen und nach der Entscheidung für eine Option die entsprechende Bestellung analog des Angebots auszulösen.

An sich eine feine Sache, da diese Abteilung weiß, welche Lieferanten zuverlässig sind und in der Vergangenheit gute Angebote abgegeben haben. Da es sich aber nun um ein Vorstandsthema handelte, war die Angebotseinholung ein wenig dringlicher als sonst üblich. Ich wies die zuständige Kollegin mehrmals darauf hin, aber es kam einfach ein Angebot. Stattdessen wurde mir gesagt, ich solle doch ein altes Angebot nehmen und mir die Zahlen selbst ausrechnen. Im Prinzip ja nicht der schlechteste Ansatz, nur ging es im alten Angebot um die 10-fache Bestellmenge und bei solchen Zahlen greifen eine ganze Reihe von Rabatten und Sonderkonditionen, so dass ich Gefahr lief, einen viel zu niedrigen Preis für das Projekt zu veranschlagen. Als ich das erklärte – worauf die Kollegin eigentlich auch selber hätte kommen sollen – meinte sie, sie würde nochmals nachfragen und sich dann melden, sobald das Angebot da wäre.

Eine Woche später gab es immer noch kein Angebot und mittlerweile eskalierte die Situation. Der Vorstand rief mich persönlich an, ich rief meinen Chef an, wir riefen die Beschaffung an, der Vorstand rief mich erneut an, mein Chef rief den Vorstand an und am Ende bekam ich eine Mail mit dem bereits bekannten alten Angebot und der Aufforderung, doch einfach 5% auf die Preise drauf zu schlagen.

Fand ich jetzt immer noch äußerst suboptimal, aber bevor mich der Vorstand ein drittes Mal anruft, schrieb ich die Vorlage fertig und schickte sie direkt zum Vorstand.

Keine Minute später stand der Auftraggeber für das Projekt bei mir im Büro und wollte wissen, warum das Ganze so lange gedauert hat. Und weil ich zum Glück eben nicht nur alles telefonisch geregelt, sondern auch hin und wieder eine Email geschrieben hatte, konnte ich lückenlos nachweisen, dass unsere Abteilung alle Aufgaben zeitnah erledigt sowie alle Beteiligten über den jeweils aktuellen Stand informiert hatte.

Nur schade, dass der Vorstand mich jetzt als Ansprechpartner auf dem Schirm hat, ich wäre gerne noch eine ganze Weile unerkannt unterm Radar geflogen. Macht das Leben wesentlich ruhiger und außerdem krieg ich viel zu wenig Geld, um in solchen Situationen freiwillig meinen Kopf hinzuhalten 😉